6 tips om plannen te realiseren

6 Tips om plannen te realiseren

We kennen allemaal het fenomeen. Niemand wordt er blij van. En toch: Mooie verbeterplannen verdwijnen vaak in lades. Jaar-, afdelings-, teamplannen, ze worden zelden compleet uitgevoerd. Omdat het dagelijkse werk altijd voorrang krijgt. En de aandacht voor de veranderingen verslapt.

Hoe zorg je dat op jouw afdeling of in jouw team verbeterplannen niet in de la verdwijnen? Hoe zorg je ervoor dat jullie verbeterplan motiverend werkt én gerealiseerd wordt?
Mijn 6 tips:

1. Kies voor één centraal thema of motto voor het plan

Geef het plan een titel die de beoogde verbetering samenvat. Hoe kernachtiger de titel, hoe makkelijker teamleden het kunnen onthouden. En tijdens hun dagelijkse werk in hun achterhoofd kunnen houden. Zodat ze er, wanneer de kans zich voordoet, naar kunnen handelen.

Dus niet: “Jaarplan 2015” (zegt niets) of “Hoe we in 2015 kosten gaan besparen én efficiënter gaan werken én een verschuiving van market pull naar technology push gaan maken”.

Wel: “2015: Van ‘manusje van alles’ naar ‘specialist’.

2. Maak de tijdsspanne van het plan zo klein mogelijk

Had je meer dan één verbeteringen in gedachten? En lukt het je niet om één centraal thema te kiezen voor je plan? Bewaar de andere verbeteringen dan voor volgende plannen. Mensen kunnen maar een heel beperkt aantal projecten of uitdagingen tegelijk aan. Bij te veel aandachtspunten krijgen ze een ‘vol hoofd’. En dat belemmert hun functioneren. Verdeel de verbeteringen liever over opeenvolgende maandplannen of kwartaalplannen. En prop ze niet allemaal in één jaarplan.

3. Geef het plan waar mogelijk een visuele vorm of herkenbaar beeld

Je staat versteld hoeveel mensen van zichzelf zeggen dat ze ‘visueel ingesteld’ zijn. Er zijn maar weinig mensen die zich grote lappen tekst in korte tijd eigen kunnen maken. Maak daarom indien mogelijk één tekening van het plan, met ondersteunende woorden (ipv één lap tekst met ondersteunende tekeningen). Er zijn leuke partijen die je daarbij kunnen helpen, bijv. de jongens van de tekeningen. En deze tekening hang je natuurlijk op een prominente plek. Zo wordt iedereen er voortdurend aan herinnerd waar jullie nou eigenlijk mee bezig zijn.

4. Werk acties uit tot het laagste detailniveau mét de mensen die het moeten doen

Weet je wat de belangrijkste reden is waarom mensen acties voor zich uit schuiven? Omdat ze niet precies weten wat ze moeten doen. En daarom niet weten waar ze moeten beginnen. Daardoor wordt de actie in het hoofd vaak veel groter dan deze in werkelijkheid is. En dat verlamt. Neem daarom met elkaar de tijd voor een goede voorbereiding. En breek de grote in het plan beschreven acties op in alle kleine acties die ervoor nodig zijn om ze uit te voeren.

5. Scrum de uitvoering

Het mooie van het tot op detailniveau uitwerken van acties: Je kan ze snel wegstrepen. Want er is weinig tijd voor nodig om ze uit te voeren. En dat werkt motiverend. Een manier om dat als team te doen, is met behulp van een scrumbord. Op een scrumbord hangen in drie kolommen de (1) voorgenomen acties, de (2) lopende acties en de (3) afgeronde acties. Dit geeft een gevoel van controle door het inzicht in de totale werkomvang én de voortgang. En door regelmatig met elkaar bij het scrumbord te gaan staan, houden jullie de aandacht bij het plan en blijf je voortgang boeken. Scrummen werkt voor ieder team anders. Laat je er daarom in begeleiden door bijv. Scrum&Co.

6. Zorg voor samenhang tussen plannen

Als je kiest voor het maken van meerdere plannen met een afgebakende scope en overzichtelijke tijdsspanne, dan is het verstandig om goed duidelijk te maken hoe de verschillende plannen met elkaar samenhangen. Hoe gaan ze gezamenlijk bijdragen aan jullie afdelings- of teamdoel? En waarom is deze volgorde van plannen dan logisch? Maak een roadmap van de tussenresultaten die de plannen opeenvolgend gaan opleveren. Zodat iedereen scherp voor ogen houdt waartoe jullie ‘op aarde’ zijn én hoe alle inspanningen hiertoe gaan bijdragen. En tja, het werkt natuurlijk het beste als die roadmap, je raadt het al, één centraal thema heeft én een overzichtelijke tijdsspanne én een bijpassende herkenbare tekening!