• Van Woorden naar Daden
  • Ready Steady Go!

Blog

Scrum to the Top

Strategisch Scrummen

Scrummen is HOT. Ook buiten de IT. Dat is niet voor niets: Met deze methodiek voer je je projecten sneller uit én is je projectresultaat beter. Maar je kan er meer mee. Met Scrum kan je ook de bedrijfsvoering van je organisatie optimaliseren. Of de cultuur veranderen. Een aantal strategische toepassingen op een rij:

Scrum wordt meestal toegepast om iets concreets voor elkaar te krijgen. Een project tot resultaat te brengen. Lesstof eigen te maken (eduScrum®). Een product te ontwikkelen. Maar Scrum kan ook op strategisch niveau worden toegepast in een organisatie. Want ook hier moeten voortdurend nieuwe doelen gerealiseerd worden. Om meer te bereiken met minder middelen. En doelen… die realiseer je met Scrum.
Een aantal strategische doelen op een rij die met Scrum kunnen worden bereikt:

1. Lean implementeren

Steeds meer organisaties willen Lean worden. Ze begrijpen dat in moeilijkere tijden alle overbodige processen en middelen de deur uit moeten. Afslanken, focussen, alleen dát doen dat waarde toevoegt voor de klant. Zodat je nog efficiënter je werk kan doen. En daarom doorlopen veel organisaties een Lean-traject.
Lean-trajecten leiden tot een overzicht van allerlei verbeterpunten (denk aan: procesverbeteringen, nieuwe werkafspraken, herinrichting van de werkplek). Maar voor de implementatie van deze verbeterpunten zijn er geen spelregels. Dit moet naast het vaste werk gebeuren. Met Scrum zorg je ervoor dat deze verbeterpunten continu en structureel doorgevoerd worden. Zonder dat het extra werkstress oplevert.

2. Effectiever worden

Lean helpt om efficiënter te worden: Je doelen bereiken met minder middelen. Maar met Scrum kan je ook effectiever worden: Méér bereiken met minder middelen. Dat geldt niet alleen op projectniveau. Ook organisatie-breed kan je meer bereiken door te scrummen. Door ook de benodigde organisatie-ontwikkelingen aan te pakken als een project, een Scrum-project.
Hoe dan? Door samenhang aan te brengen tussen de missie van de organisatie, de bijpassende uitdagingen voor de korte termijn (denk aan: problemen die moeten worden verholpen, verbeteringen die moeten worden doorgevoerd, punten die doorgaans in een Jaarplan worden opgenomen) en de acties die ervoor nodig zijn om deze uitdagingen aan te gaan. Want.. acties kan je scrummen. Van acties maak je een Back Log. En de missie van de organisatie bepaalt de prioritering.

3. Innovatiever worden

Eén van de uitdagingen die organisaties vaak op de één of andere manier in hun strategieplannen opnemen is: Innovatiever worden. De creativiteit van de medewerkers beter benutten. Om huidige diensten en producten nog beter te maken of deze op slimmere manier te leveren. En om nieuwe, innovatieve producten en diensten te bedenken en te realiseren.
Ook hier kan Scrum bij helpen: Door ideeën voor innovatie te formuleren als ‘stories’. Als acties die vervolgens op een Innovatie Back Log kunnen worden opgenomen. Aan het management of de directie vervolgens de taak om deze Innovatie Back Log regelmatig onder de loep te nemen en te prioriteren. Zo wordt ook voor iedereen scherp waar een goede innovatie voor de organisatie aan moet voldoen. Door vervolgens de ideeën met Scrum te implementeren wordt gegarandeerd dat de goede ideeën opgepakt worden, naast het vaste werk. Zo geef je continu en structureel vorm aan innovatie.

4. Cultuur veranderen

Scrum is: doelgericht, resultaat gedreven, pragmatisch. Mensen die scrummen worden daadkrachtig, nemen verantwoordelijkheid voor hun eigen inbreng en treden op als teamplayers. Mmm, klinkt als de typering van een ideale cultuur. En het mooie is: Door te scrummen verandert de cultuur als resultaat, de cultuurverandering is geen doel op zich zoals in veel cultuurveranderingstrajecten wel het geval is.
Hoe gaat dat in zijn werk? Jeff Sutherland noemt het de ‘scaling issue’. Het opschalen van Scrum. Van één succesvol Scrum-team naar twee, naar vier, naar acht. Dit kan je combineren met het scrummen op strategisch niveau om als organisatie effectiever, innovatiever én meer Lean te worden. Dan pas je zowel bottom-up als top-down een cultuurveranderende aanpak toe. Dat kan alleen maar leiden tot succes!



6 tips om plannen te realiseren

6 Tips om plannen te realiseren

We kennen allemaal het fenomeen. Niemand wordt er blij van. En toch: Mooie verbeterplannen verdwijnen vaak in lades. Jaar-, afdelings-, teamplannen, ze worden zelden compleet uitgevoerd. Omdat het dagelijkse werk altijd voorrang krijgt. En de aandacht voor de veranderingen verslapt.

Hoe zorg je dat op jouw afdeling of in jouw team verbeterplannen niet in de la verdwijnen? Hoe zorg je ervoor dat jullie verbeterplan motiverend werkt én gerealiseerd wordt?
Mijn 6 tips:

1. Kies voor één centraal thema of motto voor het plan

Geef het plan een titel die de beoogde verbetering samenvat. Hoe kernachtiger de titel, hoe makkelijker teamleden het kunnen onthouden. En tijdens hun dagelijkse werk in hun achterhoofd kunnen houden. Zodat ze er, wanneer de kans zich voordoet, naar kunnen handelen.

Dus niet: “Jaarplan 2015” (zegt niets) of “Hoe we in 2015 kosten gaan besparen én efficiënter gaan werken én een verschuiving van market pull naar technology push gaan maken”.

Wel: “2015: Van ‘manusje van alles’ naar ‘specialist’.

2. Maak de tijdsspanne van het plan zo klein mogelijk

Had je meer dan één verbeteringen in gedachten? En lukt het je niet om één centraal thema te kiezen voor je plan? Bewaar de andere verbeteringen dan voor volgende plannen. Mensen kunnen maar een heel beperkt aantal projecten of uitdagingen tegelijk aan. Bij te veel aandachtspunten krijgen ze een ‘vol hoofd’. En dat belemmert hun functioneren. Verdeel de verbeteringen liever over opeenvolgende maandplannen of kwartaalplannen. En prop ze niet allemaal in één jaarplan.

3. Geef het plan waar mogelijk een visuele vorm of herkenbaar beeld

Je staat versteld hoeveel mensen van zichzelf zeggen dat ze ‘visueel ingesteld’ zijn. Er zijn maar weinig mensen die zich grote lappen tekst in korte tijd eigen kunnen maken. Maak daarom indien mogelijk één tekening van het plan, met ondersteunende woorden (ipv één lap tekst met ondersteunende tekeningen). Er zijn leuke partijen die je daarbij kunnen helpen, bijv. de jongens van de tekeningen. En deze tekening hang je natuurlijk op een prominente plek. Zo wordt iedereen er voortdurend aan herinnerd waar jullie nou eigenlijk mee bezig zijn.

4. Werk acties uit tot het laagste detailniveau mét de mensen die het moeten doen

Weet je wat de belangrijkste reden is waarom mensen acties voor zich uit schuiven? Omdat ze niet precies weten wat ze moeten doen. En daarom niet weten waar ze moeten beginnen. Daardoor wordt de actie in het hoofd vaak veel groter dan deze in werkelijkheid is. En dat verlamt. Neem daarom met elkaar de tijd voor een goede voorbereiding. En breek de grote in het plan beschreven acties op in alle kleine acties die ervoor nodig zijn om ze uit te voeren.

5. Scrum de uitvoering

Het mooie van het tot op detailniveau uitwerken van acties: Je kan ze snel wegstrepen. Want er is weinig tijd voor nodig om ze uit te voeren. En dat werkt motiverend. Een manier om dat als team te doen, is met behulp van een scrumbord. Op een scrumbord hangen in drie kolommen de (1) voorgenomen acties, de (2) lopende acties en de (3) afgeronde acties. Dit geeft een gevoel van controle door het inzicht in de totale werkomvang én de voortgang. En door regelmatig met elkaar bij het scrumbord te gaan staan, houden jullie de aandacht bij het plan en blijf je voortgang boeken. Scrummen werkt voor ieder team anders. Laat je er daarom in begeleiden door bijv. Scrum&Co.

6. Zorg voor samenhang tussen plannen

Als je kiest voor het maken van meerdere plannen met een afgebakende scope en overzichtelijke tijdsspanne, dan is het verstandig om goed duidelijk te maken hoe de verschillende plannen met elkaar samenhangen. Hoe gaan ze gezamenlijk bijdragen aan jullie afdelings- of teamdoel? En waarom is deze volgorde van plannen dan logisch? Maak een roadmap van de tussenresultaten die de plannen opeenvolgend gaan opleveren. Zodat iedereen scherp voor ogen houdt waartoe jullie ‘op aarde’ zijn én hoe alle inspanningen hiertoe gaan bijdragen. En tja, het werkt natuurlijk het beste als die roadmap, je raadt het al, één centraal thema heeft én een overzichtelijke tijdsspanne én een bijpassende herkenbare tekening!



Selecting Ideas 1

Tool: Prioriteren mbv de Prioriteer-matrix

De Prioriteer-matrix helpt om beslissingen te nemen over wat je als eerste gaat doen bij het implementeren van je verbeterpunten, het opzetten van je onderneming of het ontwikkelen van je product-/dienstidee tot een schaalbaar business concept.

Toepassing

Centraal bij Lean en Scrum staat het stellen van de juiste prioriteiten:
Welke actie heeft de grootste impact en zou je dus als eerste moeten oppakken? Welk actie vergt weinig inspanning maar heeft relatief groot resultaat en helpt je dus snel te ‘scoren’? Welk verbeteridee heeft in potentie grote impact, maar is gebaseerd op aannames die je dus snel moet testen?

De Prioriteer-matrix zorgt ervoor dat je de volgorde van acties bewust bepaalt, in plaats van op basis van onderbuikgevoel.

Uitleg

Inspiratie voor de Prioriteer-matrix hebben we gevonden in een blog van @SpikeLab: The two simplest and most powerful tools to identify your top priority.
Twee assen die Spike Morelli gebruikt zijn “risico als een onderliggende aanname niet waar is” en “impact van de maatregel op het succes”. Door je verbeterpunten of functionaliteiten voor de klant hierin te plotten, krijg je direct inzicht wat de kortste weg is tot het realiseren van waarde. En op welke wijze je dus zal moeten prioriteren.

Resultaat

Door het toepassen van de prioriteer-matrix weet je binnen korte tijd (15 minuten is mogelijk!) welke acties je team als eerste moet uitvoeren, of welke beoogde functionaliteit je team als eerste moet testen. Dit is tevens de benodigde input voor het bepalen van de volgende versie van jullie MVP (Minimal Viable Product) of voor het bepalen van jullie volgende Sprint Goal.